За да се гарантира запазването на документи, срокът за съхранение на които не е изтекъл, в образователна институция, трябва да създадете архив.

Какви документи са поставени на архивиране?

На първо място, тези документи са образователна организация, която е направена в съответствие с, и второ, не се изискват тези документи за ежедневните дейности, и на трето място, тези документи могат да бъдат необходими в бъдеще (например, те могат да поискат регулаторните органи).

Какво трябва да направя, ако решението за създаване на архив?

На първо място, трябва да се вземат на местно акт, който определя реда на предаване на документите в архивите на образователните политики на организацията и за задържане на документ. На второ място, трябва да се подготви в стаята, където рискът от случайни повреди до документите ще бъде минимално (без прозорци, а не на най-горния етаж, на максималното разстояние от канализационните системи и водоснабдяването, ниска температура и влажност, наличието на пожарогасители, противопожарна врата).

При избора на място, трябва да знаете, че някои от документите ще бъдат съхранявани в продължение на няколко десетилетия (например, персонал документи), така че те трябва да бъдат защитени срещу гъбички (плесен), т.е. изисква принудителна вентилация (климатик) и редовно почистване.

По отношение на разпоредбите относно архивирането на документите?
1) процедурата за разглеждане на документи (стойността и значимостта на критериите за оценка, които са отговорни, честотата на определянето на периодите на задържане);
2) процедурите за приемане съхраняване на документи;
3) процедурата за унищожаване на документи, които период на съхранение е приключила.

В местния акт е желателно да се определя графика на операциите на документи (например разглеждането на документите - последната седмица на тримесечието).

Освен това, регламентът трябва да се има предвид, че някои от документите могат да бъдат създадени в електронен вид - за такива документи трябва да предоставят свои собствени наредби за съхранение и обезвреждане на отпадъци.

Как да се класифицира на документите, съхранявани в архива на учебното заведение? Най-добрият вариант - за срок на годност:
- документи с определен срок на годност от 10 години или по-малко;
- документи с определен срок на годност на повече от 10 години и с постоянен срок на съхранение.

Раздел на документа е необходимо, за да не случайно унищожи документа с постоянен срок на съхранение.

Например, повечето договори (най-(общински) договори състояние) трябва да се съхраняват най-малко пет години след изтичане на (например договор за доставка на стоки, финансов пасив, лизинг на автомобили и транспортни услуги, споразумение за здравни грижи (по-специално, да държи медицински прегледи на работниците) и друго споразумение платени услуги). Въпреки това, някои договори имат постоянна срок на годност - това е основно споразумения, насочени към унищожаване на имущество (например бюджет образователна институция с разрешение на основателя продава автобус).

Къде да съхранявате документи?

Най-добрият вариант - метални рафтове с врати (желателно е вратите бяха заключени с ключ). Ако има голяма нужда за организиране на документи, той може да се използва за съхранение на шкафове с чекмеджета.

Други изделия

навигация в публикациите

Здравейте, Александър! Съвсем наскоро, в нашия elektronku започнахме да получите вашите писма, но те са много полезни в работата си. Много ново и полезно. Благодаря Ви много.

Александър! Здравейте
Благодаря ви много за помощта, тъй като детските градини и училищата.
В бъдеще ние ще си сътрудничим.
Благодаря отново.