Много съвременни организации отдавна преместени всичките си файлове в база данни в електронен формат. Въпреки това, за депозирането на документи - това е проблем да го реши, много от тях просто не са достигнали. Но ако мислите, че за това, колко полезна площ може да бъде освободен, ако отстрани от мястото, всички рафтовете с преди много години документация. Да, и хартиен прах няма да е мъчение, ако тези документи някъде. Унищожаване на остарели документи гарантира, че депозитите на няколко задачи:
- На първо място, задачата за спестяване на пространство е решен;
- От друга страна, проблемът ще бъде решен с пестене на време;
- Унищожаване на документи на хартиен носител и превръщането им в цифров формат прави използването им много по-бързо и по-удобно;
- Когато могат да бъдат намерени особено ценни разбор депозити и загубени документи.
Специалистите, извършващи този вид дейност, както е на разположение на документите се изисква да притежават най-високи квалификации, а да се знае добре за всички тънкости, свързани с отчитането, архивни и правни сфери. Целият комплекс от действия на отписвания и унищожаването на стари документи, чиито срок на годност е изтекъл включва:
- Проверка за установяване на стойността от научна и практическа гледна точка цялата документация отписва от;
- Документи Сортиране по срок на годност с Министерството на остарели документи от публиката;
- Съставяне и регистриране на документа на разделянето на архивни документи на унищожаване;
- Пълен набор от документи, които да бъдат унищожени в отделни пакети и кутии, както и последващото изнасяне на документи от територията на дадена организация. В същото време като отстраняване или унищожаване на записи трябва да се извършва при условията на строга конфиденциалност.
Ценен опит документация на една организация предполага цялостна проверка на всички документи, въз основа на които се определя от техните ценности и срокът им на годност. При определяне на последния взема под внимание аспекти като спецификата на условията на предприятието и съхранение на документи.
Изхвърляне на документи, трябва задължително да се регулира посредством специален документ - акт на отделяне на унищожение. Този документ е даден списък на всички документи, които са били предложени за отстраняване. За всеки отделен документ, непременно посочете броя на изделията и юридически документи, които да доведат до унищожаването на определени ценни книжа. Правилно изхвърлят документи - е ключов фактор за организацията на информационната сигурност, чист въздух в офиса и спестява ценно площ.
Свързани статии