Като секретар-всичко да се справи!

Често, в опит да се направи всичко, което предприеме за множество задачи, нервен, не са имали време, и в края на деня, а не наистина прави нещо, трябва да се запитате: какво е грешката? Причината вероятно е, че не може да разпределя времето си, за да го кажем по-просто - да планират деня. И за помощник-ефективно разпределение на времето - задача на първа необходимост. Ето защо, ако сте запознати с по-горе ситуация, нашите девет съвета за управление на времето ще бъдат много полезни.

Съвет 1: Научете какво да очакват от ръководителя на работата си

Въпреки факта, че задълженията на главния секретар са известни на всички, във всяка фирма с изискванията за асистент-мениджър са различни. Това зависи както от спецификата на фирмата и броя на служителите, както и от личен график или шеф навици. Така например, ръководителят взема лекарството и трябва да му напомня за времето на приемането им.
Ето защо, тя никога не боли да попитам шефа директно за това, което той очаква от работата си. Отговорът може да ви изненада искрено (въпреки това, с желанието на главата трябва да се счита):
- Вариант 1: Ами да направи кафе;
- Вариант 2: Да информира ръководителят на важни събития;
- Вариант 3: За да бъда начело на дясната ръка;
- Вариант 4: Да се ​​пази от ненужни комуникации.
Обикновено от помощник очаквам всички по-горе, както и да извършват много други поръчки.

Съвет 2: Научете повече за главата на всичко в най-малкия детайл

В асистентът трябва да бъде организационна папка (комикс, наречен "шапка"), в която той събира цялата необходима информация, и в случай на прехвърляне на грижите на своя приемник. Тази папка трябва да бъде в цялата необходима нова информация за секретарка, до най-малкия детайл: от една чаша и напитки на шефа, когато чашата е какъв вид кафе или чай той предпочита, по кое време той идва, тя не може да бъде нарушен по кое време ...
Опитен секретар пита повечето въпроси, свързани с характеристиките на новата работа, преди да започне да се зарежда. След проучване на място, управителя и персонала имате допълнителни въпроси, трябва незабавно да попитам. В крайна сметка, в началото не е възможно да подтикне всеки ден, как да се реши този или този проблем.

Съвет 3. Направете график

Помощник никога не трябва да се оплакват от излишната работа. Необходимо е да се организира работата така, че да има време да направи всичко. В крайна сметка, тя просто изглежда, че не е, просто трябва да се научат как правилно да се разпорежда с тях.
Ако сте планира нищо, че е време да се научим на това. Първата стъпка към организирания труд - изготвяне на техните графици и график мениджър. Най-добре е да планирате главата е доста подробна и изглеждаше като Task карта. След това ще бъде в състояние да предложи на шефа, че има "прозорец", а когато това е зает и. Задръжте едновременно трябва да насрочи на видно място.
Секретар по главата - за "организатор на крака", многофункционален, винаги готов да помогне и кой знае отговорите на всички въпроси.

Съвет 4: Знайте възможности

Ако управителят дава много работни места, но помощникът не са имали време да ги направи, трябва да се установи причината. Може би най-секретарят твърде бавни писти поръчки. За да се справи със ситуацията, той трябва да се вземе в ръце и да се опита да подобри производителността си.
Причината може да бъде забързаното активност и от факта, че министър-твърде много поема, без да броим техните физически способности. В този случай, секретар ще помогне на дневник за планиране. Това ще позволи да рисува своите задачи на всяка минута. Когато секретарят разбира колко време той посвещава на всяка задача, той никога не би допуснал твърде много.

Съвет 5. Изберете приоритетна задача

Почти ежедневната практика на главния секретар - глава даде едно работно място, а след това изведнъж се добави още един класифициран като "Спешно!". И работниците трябва да изберете коя задача е по-важно. Но това не е необходимо да се вземе решение за себе си, и след консултация с ръководител. Секретар трябва да разберете това, което сега компанията има приоритет, и как тази работа трябва да се направи на първо място. Така че е необходимо да се постави на главата на известие за това колко време ще отнеме, за да завършите спешна задача. Може би главата възлага тази задача на няколко служители, за да го направи по-бързо и няма да се коригира на секретаря и нервен.

Съвет 6. спре да обвинява мениджър

Един от най-големите заблуди секретари, както и много други работници, с убеждението, че всички лидери - са чудовища, които искат само едно нещо: че Асистент, работещ за износване. За щастие, това не е така. Възможно е, че такива лидери се срещат. Но лош характер те не са заради позициите, които заемат, всичко зависи от човека, както на работното място и извън него.
Ако секретарят наистина в държавата има твърде тежка глава, има логичен въпрос - защо е той все още работи там? Трябва да се разбере. Не може да има два отговора: или служителя очаква някои предимства, които най-вероятно не са получили или секретарски - мазохист и той обича да тормозят над него. В последния случай при такива обстоятелства, секретар ще бъде за цял живот, под чийто би било началото той не работи.

7. Съветът казва ръководителят на проблемите

Внимание! В разговор с главата не трябва да използва изрази като: ". Не ме питайте за работа, защото това е твърде много" Вместо това, казва: "Аз Car-ване само най-важната работа, че мога да го направя качествено."

Само секретар може да знае колко работни места той е дал много време, за да завършите всяко от тях се нуждаят, както и дали той може да се справи, и той се нуждае от помощ.

Съвет 8. Премахване на "крадци на време"

Съвет задача 9. Оптимизиране

Основната причина за всички секретарите на проблемите - невъзможността да оптимизират своите задачи. Те непрекъснато се получи нова работа, но не се планират никакви условия или начини за осъществяването им. И когато случаите на непреодолима сила, секретар не са имали време да се абсолютно нищо. След непреодолимата сила тя също не е планирано - но напразно! В крайна сметка, с такава работа винаги трябва да бъдат подготвени за неочаквани задачи, които трябва да бъдат извършени в кратък период от време.

Професионална секретар - уважаван и ценен служител, който може да се организира не само работата си, но също така и на работното главата, а дори и на целия офис.
Стани професионален секретар помощник - често това означава да се осигури по-добра работа за цял живот. В крайна сметка, повечето от ръководителите не се променят техните секретари, както и стъпка по професионалната стълбица с тях.