Филтриране разговори позволява на клиентите правилно да разпределят потоците. На първо място, секретар, трябва да може да се определи точно какво призовава клиента. За да направите това, на първо място, добро разбиране на това, което вашата компания знае структурата на компанията, какви са различните отдели и това, което те са отговорни, който оглавява отдела. Най-добре е да има списък на работниците и служителите с посочване на всички отдели и офиси. Проучете го внимателно и ако ти не разбираш нещо, не забравяйте да попитате, например, отдел човешки ресурси, за да ви кажа накратко какво по един или друг отдел.

- Благодаря ви, ние не се нуждаем от вашата услуга (продукт).

- Моля, изпратете вашата оферта по пощата (факс).

- Сега експертите са заети, моля оставете вашето съобщение или да изпратите оферта по пощата. Благодаря.

Съвет: не веднага прехвърлите повикването, когато иска да се свърже с главния изпълнителен директор, главен счетоводител или други висши служители на компанията, ако не знаете кой иска .. Например, обадете се и попитайте: ". Свържете ме, моля те, с изпълнителния директор или главен счетоводител" Разбира се, ако генералният директор е референт (или личен секретар), можете да превключите към асистента, че разбира дали да се свърже клиента с директора или не. Какво ще направите, ако сте единственият секретар на дружеството и само разпространявате разговори? Посочете по какъв въпрос лицето вика името му и това, компанията, която представлява. Когато превключите повикването на директора (или друг лидер) трябва да носи име:

• потребителско име и фамилно име;
• дружество, което, която представлява;
• по всеки въпрос, той плаща.

Това звучи по следния начин:

- ви се обажда Иван, компанията "Север" на среща на форума.

Това е стандартна информация, която можете да зададете на директора, ако искате да преминете към призива му. Не забравяйте да посочите предварително цялата необходима информация от клиента. Изчакайте, докато лидерът реши, че иска да говори с този клиент или не, само тогава прехвърлите повикването. Ако директорът (мениджър) отказа да комуникира с клиента, така че трябва да се отговори:

- За съжаление, директорът е зает, опитайте вашето обаждане по-късно.

- Директор сега се срещне с него мога да мине нещо?

Това често се случва, че клиентът не е просто питам конкретен служител, и за дълго време, опитвайки се да обясни проблема, без да знае, на които той трябва да се прилага. Мислете за себе си, когато се обаждате на неизвестно организация и да се опита да формулира въпроса си. Се ли тревожите, изгубен и срам. Разбира се, може би уверено и ясно си зададем въпроса, ако знаете какво точно искате. Но като правило, пак питам уточняващи въпроси. Така че трябва да проведете разговор с клиента, т.е. което трябва да се изгради търпеливо разговор, така че максимално информация и минималната сума от време. Тогава вие ще бъдете в състояние бързо да се определи на кого да прехвърлите повикването.

Входящите местни разговори винаги са по-важни от вътрешните (само ако не е директор). Служителят винаги може да бъде помолен да изчака, докато не отговорите на входящо повикване, стационарен. Разбира се, ако говорите с директора, се разсейват от други разговори вече не са необходими.

Как да се изгради диалог и как да се помогне на клиента? Попитайте дали клиентът се обажда за първи път във вашата компания или вече са се свързали с някого. Ако клиентът вече с някой говори на служителите, то ще бъде по-лесно да се движите, за някой, който да прехвърлите повикването.

Ако сте търговска организация, попитайте дали клиентът иска да ти купя нещо или обратното да продават своите продукти. Съответно, ако клиентът иска да купи даден продукт - по този начин, е важно за вас като потенциален клиент. В този случай, не забравяйте да вземете безплатно служител на търговския отдел, който може да комуникира с клиента. Вие не можете да загубят клиенти, че никой няма да простя.

Ако повикването да предлагат продуктите си, най-добре е, ако бъдете подканени да изпращат информацията по пощата или по факс. Е, както винаги zagotovte стандартни фрази:

- Как мога да помогна?

- На какъв проблем ви се обади? Моля, посочете предмета.

или така (ако предлагате продукт или услуга):

- Моля, изпратете вашата оферта по електронна поща или факс. Ние ще разгледаме оферта. Благодаря.

- Опитайте се да се обадя по-късно или моля оставете информация за контакт.

По този начин, най-важното, за да си спомня:

навигация в публикациите