Вече обсъдихме групата на процеси, през които преминава проектът последователно в хода на изпълнение - от инициализация докрай. Работата по доклада за напредъка на проект се активира по време на изпълнение процеси, както тогава започва реалното изпълнение на проекта. Но първите доклади все още се правят по време на процеса на планиране. Действия, свързани с управлението на проекта, са неразделна част от проекта, е важно, че всички заинтересовани страни, участващи в проекта най-ранните етапи.
Това означава, че на срещите на хода на проекта трябва да се извършват още в първите етапи на неговото изпълнение, както и участие в заседанията на представители на всички заинтересовани страни трябва да влязат в навик. Този процес може да започне най-рано па този етап на проекта, съставяне на отчети за работата по формулирането на обхвата на проекта, одобряване на тази формулировка, запознаване на всички заинтересовани страни, разработен планът календар на проекта и т.н.
За отчитане на напредъка на проекта, отговорни мениджъри на проекти. Може би ще е излишно още веднъж да подчертая колко е важно да бъдем честни и точни при изготвянето на доклади за напредъка по проекта. Нищо не е по-болезнено, да не се удари престижа на ръководителя на проекта, тъй като компилация от тях украсена или дори умишлено невярна отчетност. Срещнахме мениджъри на проекти, които бяха изявления приятен за настойник на проектиране на очите ( "всичко се борави в строго съответствие с графика и в рамките на бюджета"), като се избягва да се говори за проблемите, които пречат на успешното изпълнение на проекта. Такъв подход не само повреден официалния кариерата на ръководителите на проекти, но също така представи настойник в много лоша светлина пред колегите си.
Отчетите за изпълнението на проекта могат да се изготвят с различна степен на подробност - от най-общото към най-подробните прегледи на доклади. Вие трябва да разберете от настойника си проект, както и всички заинтересовани страни, какво ниво на детайлност на докладите за напредъка по проекта ще им подхожда. То може да бъде, че различните хора се нуждаят от различни нива на детайлност. Например, заинтересованите страни и преките изпълнители на проекта е вероятно да изискват по-подробни доклади от пазителят на проекта.
В някои проекти, в допълнение към настойник и ключови заинтересовани страни имат комисии за изпълнение на надзора. Членовете на тези комитети, могат да бъдат не само тези, които работят в организацията, но също така и на трети лица във връзка с това, обаче, се интересуват от успешното изпълнение на проекта. Това е клиенти и представители на други организации или лица, получатели на резултатите от проекта и др Например, държавни агенции, отговарящи за регистрацията и издаването на права за управление може да се да не се занимават с тази дейност, както и да се възложи изпълнението й държавни органи на ниво области и местните власти.
Затова, ако изпълнява проекта е свързано с промяна на системата на окръг автомобилния транспорт, част от изпълнението на комисията за надзор на проекта вероятно ще включва представители на областната управа, което ще улесни приемането на решения, свързани с проекта. Като общо правило, Комисията по прилагането на надзора на проекта не участват пряко в нейното прилагане, така че те могат да имат специални изисквания за съдържанието на докладите за напредъка на проекта. Тези изисквания, които трябва да представят свои собствени.
В следващата статия ще разгледаме три вида шаблони за доклади за напредъка по проекта: събрани от преките изпълнители на проекта за ръководителя на проекта, предоставена от заинтересованите страни, както и осигуряване на управлението на организацията, или комисията за изпълнението на надзора на проекта.
Свързани статии