Представяне вашето внимание следващия брой на превареният PEP® Worldwide Украйна "Ефективност бюлетин". Днес ние разкаже за методите, които ще ви позволят да се справят с безкраен поток от писма, организират поща, както и да не губите време в търсене на съобщенията се изгубили.

Как да спрем лавина от имейли?

Какво казват експертите?

Експерти в областта на лична ефективност противопоставят такава драстична подход. Разбира се, е-мейли, могат да имат отрицателно въздействие върху цялостната производителност - казват експертите, но не могат да ги откажат - това е чудесен инструмент за работа! Много хора използват електронна поща в продължение на много години и не мога да си представя живота си без това средство за комуникация. Боб Posen, професор в Харвард Бизнес Скуул, аз съм сигурен: можете да се опитате да се намали броят на съобщенията до минимум, но се откаже от тях няма да работи. Вместо радикални мерки в компанията Atos, специалисти предлагат да се научат да се контролира потока на електронна поща и да се използват правилно, този инструмент. Това ще помогне на няколко прости правила:

Разберете, че проблемът не е в самата поща

Един от експертите относно ефективността разказва история. След като той е един клиент, който имаше около 3-4 хиляди изключителни писма от задачи! Когато най-накрая реши да всички висящи въпроси и видя празна папка "Входящи", а след това автоматично намалява и потокът на писма, както и броя на срещите! Колеги получили необходимата информация, за да продължи работата, и те вече не се нуждае от него, за да попитам отново или да се срещнат с него. Писмото по-ефективно да се справяте, толкова по-малко ще трябва да отиде на срещата.

Контролира потока на входящата поща

Почистете папката "Входящи" и я държи празен

Без значение колко много от правилата, описани по-горе се отнася за Вас практикувате, вие все още ще вероятно има много груби букви. Започнете с реда, за да изчистите папката "Входящи". Ако имате много стари писма, създайте подраздел "Стара Входящи" - и да се премести всичко там. Така че можете просто да даде зелена светлина на практиката на "чист десктоп".

Веднага след като броят на писма, получени в близост до нула, веднага започват да сортирате входяща поща. Ето три стъпки, които могат да спомогнат за ускоряване на процеса:

Отговаряйте. Ако отговорът ви е, че ще отнеме само няколко минути - постигнете целта си. "Ако се отложи, а след това по-късно трябва да прекарват време в търсене на имейли или да се опитват да се помни това, което исках да кажа", казва Posen.

Сортирайте. За всички други съобщения, създаване на съответните подраздели на важността на проекта, темата - и се разпределя в папки.

Отделете време през деня, за да пишете. Ако квадратчето на всеки 5 минути, ще се харчат почти през цялото време в клиента за електронна поща. От друга страна, за да се провери входящи веднъж или два пъти на ден не е много продуктивно. "Много податели на писма очакват незабавен отговор", казва Posen.

Бъдете внимателни с правилата

Според опита на експерти, въвеждането на принципно нови регламенти относно разглеждане на кореспонденцията за голям брой хора (цялата компания, например), както и да посочи как и кога да работят с електронна поща, най-вероятно няма да произведе никакви резултати. Защо натоварване подчинява глупави правила? Като правило, този подход не работи, защото хората не възприемат "механични правила."

Това, разбира се, не означава, че всички правила - е зло. Можете да направите малък наръчник за себе си и за тези, с които общувате директно. По същия начин насърчава другите служители да проведете разговор, на първо място, само на тези, с които те работят най-вече, от когото точно това зависи от определено действие. Проведе се среща по темата за електронна поща - и се опитват да постигнат консенсус заедно.

Бързо отговори на тези, които трябва да обърнете внимание, или информация, точно сега - това ще ви спести време и в бъдеще.

Когато не можете да отговорите веднага - задайте времето във вашия календар за отговора.

Вземете "поща на изчакване".

Изпрати писма от една дума или отговаряте на всички участници на кореспонденция - така ще получите повече и повече букви.

Да приемем, че като цяло "пощенска стратегия", компанията ще реши всички проблеми - фокус върху това, което наистина може да контролира - на вашето поведение.

Четете, развиват и да бъдат ефективни!

Присъединете се към PEP® LinkedIn група!

Екип PEP® WorldwideUkraine

Споделете полезна информация с колеги, подчинени и приятели: