Един вид на електронни архиви системи са архивна система за автоматизация на офиси. Такива системи, както и на самите архивите на общинските организации се открояват строги изисквания за организацията на процеса на архивиране и предаване на документи в архива на системите за бизнес orientirovannh. Система, на установяването на дружества, в допълнение към държавните изисквания отговарят на допълнителни вътрешни стандарти в областта на управлението на записи.
архивен документ автоматизация са отговорни за последния етап от жизнения цикъл на документ, а именно архивиране, информация и унищожаване на документи. На този етап, документите не са широко използвани и са необходими главно за справка и съответствие с изискванията на органите на държавната инспекция за съхранение на документацията.
Основните задачи на архива на организацията са:
- придобиване на архивни документи, съставът на който съдържа разпоредби за архива;
- водене и съхраняване на документи;
- създаване на научна референтна система за архивиране на документи;
- използването на архивираните документи;
- подготовка и предаване на документи, свързани с архивен фонд на Република България, за постоянно съхранение.
За да се изпълни основните задачи на архив изпълняват следните функции:
управление на архивни документи
Това е процес на счетоводството, приемане, архивиране на документи, като на няколко компонента.
Документи стойност опит - е изучаване на документите, въз основа на критериите на тяхната стойност, за да определи условията на съхранение на документи и подбор за постоянно съхранение.
Документи стойност опит в организацията провежда:
в офиса на работа - в подготовката на случаи номенклатури, във формирането на случаи и при подготовката на делата за прехвърляне на архива;
в архива - в подготовка за случаите на трансферно за постоянно съхранение
Създаване на номенклатура на нещата - систематичен списък на наименованията на случаи, интраваскуларна организация в отношенията с техните дати за съхранение, в установената форма.
Формирането на нещата в организацията - групиране изпълнен документи по делото в съответствие с номенклатурата на нещата. В случай, че се поставят документите, чието съдържание мач нотариални актове, групата е забранено в случай слабо и довършително дублетни копия на документите (с изключение на висока стойност), както и документи, които да бъдат върнати.
Подготовка и изпълнение на материалните запаси въпроси - необходими, за да се гарантира придобиването на архива в организацията на всички завършени документи в случай на постоянни, временни (над 10 години) и съхранение на персонала, непроверени стойности, събрани архивни запаси.
Архивното списък - архив директория съдържаща систематичен списък на елементите архивни фондове, колекции и са предназначени за тяхното отчитане и оповестяване на съдържанието.
Запаси са съставени отделно: в случай на постоянно съхранение; временен бизнес (над 10 години) на съхранение; случай на персонала; бизнес, състоящ се от документи, които са уникални за тази организация (юридически, следствени производства, научни доклади по теми, и т.н.).
Отделен списък е списък на случаите със самостоятелно бруто (поредност) номерация.
Придобиване на архив - системното попълване на документи от архива на структурните подразделения на организацията, както и други организации, които са източници на архивите.
архив придобиване включва:
- определение на архивни източници на придобиване;
- определяне на състава на документите трябва да бъдат получени в архив такива документи могат да включват:. фактури, сертификати за завършване, фактури, договори и др;
- Организация на прехвърлянето на документите в архива.
Счетоводни документи в архива - определяне на техния брой и състав на установени единици за отчитане и запис (регистрация) доставя всяка единица отчитане на конкретен комплекс и общият им брой в регистрите.
По счетоводен документ се отнася до документ, определена форма, фиксиране доставка, пенсиониране количество, състава и състоянието на документите за архивни в счетоводните единици.
Счетоводни документи в архива на организацията е едно от средствата, за да се гарантира тяхната безопасност и мониторинга на тяхното присъствие.
Сметка всичко се съхранява в архива документи на организацията, включително и без документи и второстепенни за даден файл, както и копия от застрахователни документи, копия от помощта на фонда (ако има такива) и описа на файлове и документи.
Унищожаване на документи - в процеса на изхвърляне на документи с изтекъл срок на годност. Срок на годност се определя от вида на документа, действащото законодателство и в специални случаи, фирмена политика. унищожаване на документи предхожда разглеждането на ценности.
Използване на архивни документи - приложение на информационните архиви за различни цели. Документи архивите са отворени за използването на архиви и потребители
Изпълнение на искания за документи от архива - се дава по искане на работниците и служителите, в текущата дейност на която е станало необходимо за достъп до архивираните документи.
Архиви и архивни документи за управление на традиционно се основава на документи на хартиен носител. Този метод се увеличава обемът на хартиената документация, създава счетоводство независимо от сложността, оперативен търсене на необходимата документация, отговаря на исканията на служителите. Много често бавен отговор "традиционния" хартия файл обезсмисля всички други звена Tweet ефективност.
В момента софтуерът е в състояние да се автоматизира функциите за управление на архивни документи, които са представени на пазара от местни разработчици. Този факт се дължи на спецификата на "българското" офис в сравнение със Запада. Системи за този профил са създадени отделно за общински предприятия и бизнес структури, поради различия в изискванията за системите.
Такива системи са базирани на EDMS - Електронни системи dokumetooborota, но те имат някои съществени разлики:
- архивна система за автоматизация на офиси не съхранява снимки на документи на хартиен носител. Достатъчно карти с информация за местоположението на бизнеса в архива.
- Системата не е фокусирана върху състоянието на контрола на документа, но при спазване на политики за задържане, унищожаване, преглед на документи и ги predostavleniyainformatsii.
Тези системи са в различна степен помагат автоматизиране и опростяване на изпълнението на тези функции.
Изисквания за архивна система за автоматизация на офиси:
- Адаптиране към специфичните изисквания за работа с документи в компанията на клиента
- Поверителността на цялата информация в системата
- Лесно за разбиране потребителски интерфейс
Ефектът от въвеждането на система за архивиране автоматизация на офиса:
- Запазване на информацията, предоставена в електронен вид
- Премахване на риска от непоправима загуба на важна информация, предоставена само на хартия
- Спазване на вътрешно-фирмени нормативни актове, изготвени въпроси
- Намалена загуба на работното време
- Увеличаването на скоростта на обработка и информация
- Право на достъп до използването на документ на хартиен носител или търсене на изображения. разпределението на изискванията на правата за достъп, което позволява използването на електронен документ се определят от самата организация.
- Ефективно използване на архивни документи от всички служители на компанията (дори отдалечени единици) с минимално време, прекарано в търсене и регистрация на необходимите документи; Намаляване на разходите за труд чиновници и служители, отговорни за архива;
- Оптимизация на обхвата на задачите на съответните служители (еманципация на работното време може да бъдат изразходвани за други задачи);
Свързани статии