Тези, които четат историята за Снежанка, знам, че един от най-важните тайни на ефективно управление е в ред. Опитайте се да прекарате поне един пролетно почистване в документите - и утре компилация от тримесечния доклад, или търсене на следващите сметки няма да изглежда кошмар номер едно в офиса си живот. Но най-напред моля, бъдете търпеливи: архивната обработка може да се подготви за вас редица "приказни" изненади.
Какво е обработката на архива и за какво се използва
Архивиране - не е лукс, а не прищявка, а не мания на строги архивисти обсебени от желанието да се създаде последователна вселена на хармония и ред, без да напускат работното място. Както бе споменато по-рано, архивиране на документи, тя е под ясна институционална проучване. Правилно провежда обработка на документи помага да се избегнат проблемите, свързани с извършването на одита и други проверки от държавните органи. Той също така е по-лесно да търсят необходимите документи за отчитане и възстановяване на загубена информация въз основа на архивирани документи, и по преместване на компанията от едно място позволява да се вземат под внимание и спаси всеки последен лист.
Основните етапи на архивната обработка на документи
Съставът на дейността на архивната обработка на документи зависи от нуждите на фирмата и професионализма на персонала, който правилно да ги оцени. В най-общ вид е разделен на четири основни етапа архивиране.
Разглеждане на стойността на документа. По време на разглеждането установен научен, исторически и практическа стойност на документите. Тези документи, които са за организиране на определена стойност, в зависимост от по-нататъшно архивна обработка. Сред тях са длъжни да бъдат:
- Документи, свързани с основните дейности на организацията: съставните документи, протоколи от борда на директорите и акционерите срещи, поръчки от оперативна дейност, събрания на акционерите, годишни баланси, приходите и разходите оценки, набирането на персонал.
- Документи, свързани с финансовите и бизнес дейности: счетоводна документация, първични счетоводни документи и техните приложения, договори за предоставяне и получаване на услуги и др.
- документи за персонала: трудови договори (договори), заповеди за назначаване и уволняване, прехвърляне на служители, документи ведомост (заплати, лични сметки), лични карти на съкратени служители (Form Т-2).
Систематизиране на документи и формирането на въпроси
Според списъка на стандартните административни документи, произведени в работата на организации, с посочване на срока на годност, на този етап е образуването на документи въпроси относно персонала, постоянни, временни (до 10 години) и дългосрочни (над 10 години) срок на годност.
Описание и регистриране на случаи. Тази процедура се урежда от правото на архивите на България и включва свързващо вещество или при свързване, наброяващо листове, изготвяне на етикети осигуряване, вътрешна компилация опис документи по делото, регистрация на капака на случай. За случаите на временно съхранение на времето позволи частично уравняване на случаите.
Въз основа на резултатите от основни стъпки, е възможно да се извършат и други процедури, свързани с подготовката на делата за унищожаване, прехвърляне на документите, подадени в държавните архиви и развитието на диапазона от случаите. Всеки от тях може да бъде извършено във връзка с други дейности, и отделно от тях.
Специални случаи на архивни процеси за преработка
Дори и да сте добре изучено архивното законодателство, уреждащо реда на архивно преработка, и поставиха под въпрос е запознат добре колеги, може да се твърди, че без правилното опит на грешки и инциденти да избегнете всичко това не може да е много вероятно. Помислете за няколко случая от практиката на "Delice Архив", което експертите трябваше да се справят с редица документи, както от частни фирми и с федералните архиви.
Определяне на периодите на задържане. Въпреки факта, че там са одобрени стандартни документи спецификации, генерирани в организацията, и разработени специализирани онлайн услуги за определяне на срока на годност на документите. често включва определен документ към конкретен вид в зависимост от времето за съхранение е много проблематично.
Някои документи все още не са включени в списък, не е списък на основните документи. В СССР, този проблем е решен с въвеждането на система от списъци на индустрията, които включват специфични за всяка индустрия (строителство, нефт и газ и др.) Документи. Днес експерти архивни фирми трябва да прибягват до такива списъци, за да се определи срока на годност на някои документи, но простосмъртните достъп до такива списъци е доста трудно. Например, много кредитни институции по време на обработката на архивите за изненада откриват, че все още няма съответен списък на документите, според които те могат да бъдат класифицирани. Като правило, фирми с архивно архивна обработка голям опит с този проблем може да бъде решен по закон, но че архивистите трябва да проучи много нормативни актове и да включи и други специалисти, както е необходимо.
В допълнение, може да има грешки, поради непознаване на нюансите на съхранение на определени видове документи, сроковете за съхранение са установени от закона в списъците. По този начин, когато се определя срокът за съхранение на договори склонни да забравяме, че тя се изчислява, като се вземе предвид продължителността на договора. Така например, договор за ипотека, може в крайна сметка се съхраняват в продължение на 5 години и 30 години в размер на: 25 години + 5 години на ипотека договора за съхранение. В случай на съдебни дела или проверки от регулаторните органи нямат силен договор може да доведе до неприятни последици за организацията. В други случаи, жертвите може да не са служители на фирмата, както е показано в практиката на "българските железници". Когато архивната обработка на документи за персонала на базата на модела на списъка на служители установили, че отчетите трябва да се съхраняват в продължение на 1 година. Въпреки това, в същия списък показва, че когато става въпрос за вредно производство, на масата трябва да се поддържа в продължение на 75 години. В резултат на неправилна дефиниция на понятието отчет за съхранение на документи картите са били унищожени, а руските железници работници останаха без значително увеличение на пенсията им в бъдеще.
Как да определя състава на архивните дейности по обработка на
Днес архивиране компании предлагат различен набор от услуги в рамките на това, което може да се счита архивна обработка на документи и следователно стойността на тези работи, може да варира значително между различните изпълнители. Как да се определи кои набор от мерки е необходимо, е вашата организация? За тази цел "Delis Архив" предлага безплатна експресна одит. която ви позволява да се направи оценка на текущото състояние на архива на предприятието с допълнителни препоръки за подобряването й. Обикновено предварителна експертна оценка на състоянието на архива отнема от няколко часа (за малки и средни предприятия) до три дни (за големи компании) и изисква присъствието на член на персонала (или архиварят на главния счетоводител или административен директор и т.н.).
В допълнение към общата сума на съхраняваните документи и процеси на управление и счетоводни документи дадат одиторско помага да се анализират рисковете от загуба на документи и нерегламентиран достъп до поверителна информация, както и ефективното използване на архивно пространство. Излишно е да казвам, че предварителна оценка може да ви спаси от допълнителните разходи, свързани с неправилното определяне на архивни нуждите на организацията, както и някои от грешките, които възникват поради непознаване на тънкостите на правните и организационните мерки за архивно обработка.
Свързани статии