Рано или късно, във всяка организация има един въпрос: къде и как да съхранява документите, които са генерирани в хода на своята дейност. Трябва ли да направя, за да се създаде специален архив? А ако искате, тогава какво стандарт документи в същото време да се ръководи? Необходимо ли е да публикува специална разпоредба от архива? На какви изисквания трябва да отговаря на предвиденото място за архива? Нека да отговори на тези и подобни въпроси, които наскоро са пристигнали в редакцията.
Рано или късно, във всяка организация има един въпрос: къде и как да съхранява документите, които са генерирани в хода на своята дейност. Трябва ли да направя, за да се създаде специален архив? А ако искате, тогава какво стандарт документи в същото време да се ръководи? Необходимо ли е да публикува специална разпоредба от архива? На какви изисквания трябва да отговаря на предвиденото място за архива? Нека да отговори на тези и подобни въпроси, които наскоро са пристигнали в редакцията.
Правното основание за създаването на архив
Ръководител на организацията инструктиран да се създаде специално звено за съхранение на вътрешни документи. Поясним нормативни актове трябва да бъдат използвани за създаване на архив?
Къде за съхраняване на документи
Нашата организация - търговско, тя съществува в продължение на повече от три години. През това време, аз натрупана маса от документи, които са просто събират прах в гардероба. Достатъчно, ако ние просто организира хартия, като ги разширява в папки, или ние трябва да се създаде специален файл за тази цел?
Вие сте свободни да решат въпроса за това как можете да организирате документите се съхраняват. Федералния закон "За Архив", няма правила, задължаващи търговски организации за създаване на архив. Въпреки това, проблемът тук е различно. Фактът, че документите, представени в дейността на дружеството, в никакъв случай не могат да бъдат унищожени, тъй като може да се наложи в най-различни одити на вашата организация. Това е, във всеки случай, документация трябва да бъдат формулирани правилно и да бъдат депозирани. Най-често, решението на структурата на единици зависи от работния процес на силата на звука.
Местните актове, регулиращи работата архив
Ние искаме да се създаде специален отдел за съхранение на документи. Кажи ми какво документи се нуждаем за този проект?
Ако решите да създадете архив като независим организационна единица, тя трябва да се забравя, че процедурата на работа трябва да се определя от специален акт на местно, който се нарича Правилника за организацията на архива.
При разработването на разпоредби, необходими, за да се вземат предвид действащото законодателство документи и ръководства, съдържащи препоръки за архивната работа. В документа, че е желателно да се отрази такива елементи, като общите разпоредби на операцията по архивиране, съставът на архивните документи, функциите и основните задачи, правата архив и отговорностите на лицата, който председателства организацията архива. Ако архивът е организация, създадена като самостоятелно звено, тя се ръководи от началника на архива, в други случаи, неговите функции са възложени на лицето, което отговаря за съхранението на документи. Тази информация трябва да бъде отразено и в Наредбата за организацията на архива. Случаят - колекция от документи, свързани с един предмет или сфера на дейност, както и pomeschenennyh отделен капак.
Тъй като се съхранява в архивните документи могат да бъдат използвани в процеса на организацията, в допълнение към Наредбата за организацията на архива, трябва да създадете Регламент издаване на документи от архивите на изявленията на служители на организацията и нуждите на други организации. Издаване на документи трябва да бъдат записани в Книгата на издаването на нещата.
Когато създавате архив на организацията трябва да се обърне внимание на набирането на персонал. Този документ трябва да бъде преразгледана, което го прави позицията, която ще заемат досието на работниците и служителите. Препоръчително е също така да се направи длъжностните характеристики на служителите и да определи какъв ще бъде техния труд функция, да регистрират своите права и задължения.
Избор на помещения за архива
Каква трябва да бъде място за архива, както и дали да поставите файла в сервизното помещение в непосредствена близост до склада?
В случай, че специална стая за файлът не е бил включен в конструкцията на сградата, архива може да се намира в най-пригодени помещения само след прегледа. Резултатите от залата за изпит тест годността на критерии като пожароустойчивост, издръжливост, здравината на конструкцията, присъствието в системите за вентилация и отопление стая, те следва да се издава специален акт.
Прехвърлянето на делата
Аз работя в отдел персонал само два месеца. Моята задача - да подготви документите за прехвърлянето им в архивите. Кажи ми как да го направя?
Подготовка на делата за прехвърляне на обслужване на персонала в архива на фирмата е разделена на основни етапа: образуване на дело в служба на персонала; Интериорен дизайн; Документи експертни стойност. Образуване работи наречени групирането на документите по делото в съответствие с номенклатурата на делата и подреждането на документите по делото.
Образуване на случаи започва от началото на годината за текущата календарна година (с изключение на случаите, в които има документи, които не се изпълняват в рамките на една година), в съответствие с одобрения номенклатурата на нещата. Документи се генерират в случая, в съответствие със срок на годност. Документи, които имат дългосрочно - не по-малко от 10 години - периода на съхранение, са изброени в списъка. Тези документи включват, например, трудови договори и допълнителни споразумения към тях; организация на персонала; счетоводни книги, които получават, преместване, уволнение на работници и служители. В допълнение, по-продължително съхранение да бъдат документи, като например списъци на служителите, ангажирани в производството на вредни условия на труд; и таблицата комплекти вредни професии; актове на трудови злополуки.
В зависимост от времето на съхранение за провеждане на пълно или частично уравняване на случаите. Пълен регистрация подлежи на случаите на постоянни, временни (над 10 години) за съхранение и персонал. Случаи временно (до 10 години) съхранение подлежат на частично освобождаване, макар и да не може да извършва peresistematizatsiyu документи в действителност, не номерирани листове и случаят не е от осигуряване надпис.
Отговорност архивни работници
При изготвянето на прехвърлянето на дела в архива разкри, че губи много документи. Казват, е служителите на архивни отговорни за неправилното управление на архива и бъркотията в делата?
подаде служители, заедно с ръководителя на организацията, отговорна за загуба или унищожаване на документи, нарушение на достъпа и неспазване на условията за съхранение на документите. Член 13.20 от Административнопроцесуалния кодекс предвижда отговорност на длъжностните лица за нарушение на правилата за съхранение, придобиване, счетоводство и използване на архивни документи. Тези нарушения водят до предупреждение или налагане на административна глоба на гражданите в размер от 100 до 300 рубли; на длъжностни лица - от 300 до 500 рубли.
* След това - Закона "На Архив".
** За повече информация относно процедурата по регистрация на случаите, вижте. Основните правила на архивите на организации.
Обявления за бъдещи номера
Свързани статии